Denne personvernerklæringen gjelder for Apex Advokatfirma AS ("vi" eller "oss"). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1 - Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker vi bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på vår nettside
• Eventuelle privatkunder

2 - Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Uavhengighetssjekk er også nødvendig for at vi skal kunne etterleve reglene for god advokatskikk. Uavhengighetssjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon. For virksomhetsklienter behandler vi kontaktpersoners navn, e-postadresse og telefonnummer. For privatpersoner behandler vi i tillegg personens adresse. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning: Dokumenter utarbeidet på en sak kan benyttes også på andre saker så lenge det ikke er i strid med vår taushetsplikt. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i ti år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse eller registrerte epostadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Vi kan sende ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

3 - Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4 - Lagring av personopplysninger

Apex Advokatfirma AS behandler personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle det opprinnelige formålet opplysningene ble innhentet for, og for formål som ellers ikke er uforenelige med det opprinnelige formålet de ble innhentet for, herunder for å oppfylle rettslige forpliktelser.

Tabellen under gir oversikt over lagringstiden for ulike kategorier av personopplysninger i Apex Advokatfirma AS.

Kategori	Lagringstid
Opplysninger om klienter og andre	Personopplysninger om klienter og andre i klientarkivet slettes ti år etter at saken er avsluttet. For opplysninger som ikke er en del av klientarkivet gjelder følgende lagringstider: - Personopplysninger i timelister slettes etter fem år - Faktureringsinformasjon slettes etter fem år - Opplysninger fra utført identitetskontroll slettes etter fem år
Opplysning om stillingssøkere	Slettes etter avsluttet rekrutteringsprosess. Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil tre år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger.
Opplysninger om potensielle klienter	Slettes fem år etter registrering.
Opplysninger om leverandører og samarbeidspartnere	Slettes fem år etter avslutning av leverandør eller samarbeidsforholdet.
Opplysninger om kursdeltakere	Slettes tre år etter gjennomført kurs.
Opplysninger om abonnenter	Slettes etter avsluttet abonnement.

5 - Dine rettigheter

Den registrerte har en rekke rettigheter etter personverndirektivet. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. Du kan lese mer om innholdet i dine rettigheter på Datatilsynets hjemmesider: www.datatilsynet.no.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette tilbake ved å sende en e-post til post@apexadvokatfirma.no.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Vennligst merk at det kan gjelde unntak og begrensninger fra rettigheter ovenfor. For eksempel kan vi ikke utlevere personopplysninger dersom det strider mot vår taushetsplikt, eller dersom lagring skjer for å oppfylle vår dokumentasjonsplikt.

Ønsker du å benytte deg av rettigheter ovenfor, kan du sende en e-post til post@apexadvokatfirma.no. For at vi skal kunne sikre at du er den du utgir deg for å være, kan det hende at vi ber deg om å identifisere deg eller benytter en annen kommunikasjonskanal.

6 - Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7 - Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8 - Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Apex Advokatfirma AS
Att: daglig leder
post@apexadvokatfirma.no
Postboks 1424 Vika
0115 Oslo